Reembolso de despesas CLT não precisa ser sinônimo de pilhas de recibos, planilhas confusas e atrasos que desmotivam a equipe. Aliás, imagine um processo rápido, transparente e totalmente automatizado, onde cada gasto é validado em segundos e os colaboradores recebem seu reembolso sem complicações? 

Bom, isso já é a realidade de muitas empresas! Portanto, neste artigo, vou te mostrar como a tecnologia moderna, como a Payfy, está revolucionando essa prática, posicionando sua empresa na vanguarda da gestão financeira.

Boa leitura!

O que é o reembolso de despesas CLT e por que ele é um desafio?

O reembolso de despesas sob o regime CLT consiste na restituição de valores investidos por funcionários no desempenho de suas atribuições profissionais, em prol da empresa. De acordo com a Lei nº 13.467/2017, reembolsos devidamente comprovados não integram o salário, o que reforça a importância de uma gestão bem estruturada

Contudo, essa tarefa traz uma grande complexidade ao definir o que é passível de reembolso (ou não), na validação da autenticidade dos gastos e na garantia de aderência às políticas internas e regulamentações.

A principal dificuldade reside na natureza predominantemente manual e fragmentada dos métodos convencionais que transformam a gestão de despesas em um empreendimento árduo para grande parte das corporações, como:

• acúmulo de comprovantes físicos;
• planilhas desatualizadas;
• dados errados ou duplicados;
• carência de visibilidade em tempo real;
• perda ou ilegibilidade do comprovante fiscal.

Reembolso vs. adiantamento: entendendo os conceitos e implicações

Antes de tudo, devemos distinguir claramente a diferença entre reembolso e adiantamento de despesas. O reembolso ocorre após a efetivação do gasto pelo colaborador, enquanto o adiantamento representa um valor concedido previamente à despesa, visando cobrir custos específicos. 

Ambos os modelos possuem particularidades e, sem um sistema robusto, podem introduzir complexidades na prestação de contas e na harmonização financeira. 

A Payfy oferece um leque de soluções que contemplam ambos os cenários, assegurando clareza e controle, independentemente da metodologia de gestão de gastos adotada pela sua organização.

Os 5 principais desafios de uma gestão de reembolso manual

Empresas que ainda usam processos manuais se deparam com obstáculos significativos em suas rotinas de reembolso. Por isso, identificá-los e superá-los é o ponto de partida para uma administração de despesas verdadeiramente eficaz. Alguns dos desafios mais comuns são:

1. Excesso de burocracia: processos baseados em papel demandam tempo considerável para preenchimento de formulários, anexação de comprovantes físicos e múltiplas etapas de aprovação, resultando em morosidade e insatisfação (tanto dos gestores, quanto dos solicitantes).
   
2. Deficiência de visibilidade e controle: a ausência de dados atualizados em tempo real impede que os gestores tenham uma compreensão clara dos padrões de gastos, dificultando o planejamento orçamentário e a detecção de anomalias ou fraudes.
   
3. Vulnerabilidade a fraudes e equívocos: a manipulação de comprovantes, a duplicidade de reembolsos e os erros humanos são mais prevalentes em sistemas manuais, acarretando perdas financeiras e, consequentemente, afetando a conformidade da empresa.
   
4. Desconformidade fiscal e legal: já a dificuldade em manter registros precisos e em sintonia com a legislação também irá culminar em penalidades e passivos trabalhistas, além de dificuldade em caso auditorias, por exemplo.
   
5. Impacto na motivação do colaborador: a lentidão no processo de reembolso e a complexidade inerente podem afetar negativamente a satisfação e o engajamento dos funcionários. Essa insatisfação por sua vez irá afetar a cultura e a empresa como um todo.

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Tipos de despesas reembolsáveis: um panorama completo para CLT

Para estabelecer uma política de reembolso transparente e equitativa, é fundamental que a empresa delimite quais tipos de despesas são passíveis de ressarcimento. Abaixo vou me aprofundar nas principais delas:

Despesas de transporte: do KM rodado ao aplicativo de mobilidade

Viagens de trabalho, visitas a clientes, deslocamentos para o serviço e reuniões.. seja qual for o objetivo as despesas com transporte são uma constante. 

Por isso, a empresa deve manter uma política clara estabelecendo os limites de valores e determinar quais são as formas específicas de registro desses gastos.

Isso abrange desde o reembolso por quilometragem percorrida em veículo próprio, com base em um valor por KM pré-determinado, até o uso de táxis, transportes públicos, passagens aéreas e plataformas de mobilidade.

Despesas de alimentação e hospedagem: as regras para viagens e eventos

As despesas com alimentação podem incluir:

• compra de alimentos durante viagens de trabalho;
• refeições em restaurantes com clientes;
• café da manhã de hotel não incluso;
• lanches rápidos.

Novamente, a empresa pode estabelecer limites de valores e formas específicas de registro desses valores. Sobretudo, deve-se destacar que a alimentação é um fator determinante para o desempenho do colaborador.

Por isso, é indispensável que a empresa ofereça opções saudáveis e equilibradas para as refeições reembolsáveis, visando a saúde, bem-estar e desempenho do funcionário.

Já as despesas com hospedagem incluem o valor gasto com hotéis, pousadas e outros tipos de acomodação relacionados ao trabalho. Nestes casos, a empresa geralmente estabelece limites de valores para diárias e a escolha da hospedagem deve ser informada com antecedência.

Em alguns casos, o colaborador pode precisar se hospedar em locais mais caros devido à localização ou à disponibilidade de acomodações. Logo, é fundamental que a empresa utilize o senso crítico para entender as particularidades de cada situação.

Despesas de Cursos e treinamentos: investindo na capacitação da equipe

Investir na capacitação dos colaboradores é essencial para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Por isso, a empresa deve oferecer incentivos para que os funcionários participem de cursos, workshops, palestras, conferências e treinamentos, principalmente se essa capacitação será usada no trabalho.

Contudo, essas despesas não são obrigatórias e serão reembolsáveis, dependendo das políticas da empresa.

Outras despesas essenciais: o que pode ou não ser reembolsado?

É comum que outros custos surjam no cotidiano, como suprimentos de escritório para regime de home office, assinaturas de softwares específicos para o trabalho, ou mesmo despesas relacionadas à comunicação.

Por isso, a empresa deve manter uma política clara estabelecendo os limites de valores e determinar quais são as formas específicas de registro desses gastos, assim como a forma que funcionará o processo de reembolso.

Além disso, também é crucial esclarecer o que não será reembolsado, como gastos de caráter pessoal ou aqueles que não possuem relação direta com a atividade profissional.

Política de reembolso: o passo a passo para criar regras claras e justas

Uma política de reembolso criteriosamente elaborada é o alicerce de um processo financeiro eficiente. Portanto, sua empresa deve estabelecer políticas claras e bem definidas de reembolso de despesas, evitando problemas e conflitos com os colaboradores e garantindo que o modelo seja justo para ambos os lados.

Definição de limites e critérios de gastos

Estabeleça tetos de gastos por categoria (alimentação, transporte, hospedagem), por nível hierárquico ou por tipo de evento, limites e critérios para reembolso de despesas.

Isso evita gastos excessivos, situações de abuso e garante que os mesmos estão alinhados aos objetivos da empresa. Além disso, é importante que a empresa deixe claro os critérios de elegibilidade para cada modalidade de despesa e quais são as situações em que o reembolso é de fato aplicável.

Por exemplo, se um colaborador precisa viajar a trabalho, a empresa pode definir um limite máximo para despesas com hospedagem, alimentação e transporte. Dessa forma, o colaborador sabe exatamente quais gastos são reembolsáveis e evita gastos desnecessários.

A importância da comprovação fiscal e a era dos comprovantes digitais

A comprovação fiscal é inegociável. Cada despesa reembolsável deve ser atestada por nota fiscal, recibo ou outro documento legalmente reconhecido. A boa notícia é que a era digital transformou a maneira como isso é feito. 

O comprovante de despesa digital, capturado e armazenado eletronicamente, elimina a dependência de papéis, otimiza o fluxo e minimiza a probabilidade de perdas.

Mas para isso, é importante que a empresa tenha um sistema eficiente para aprovação e registro das despesas. Assim, é possível evitar excesso de burocracia, erros e fraudes.

Prazos e fluxos de aprovação: como otimizar o processo?

Por fim, a empresa deve estabelecer prazos para solicitação e pagamento do reembolso. Isso evita que as despesas fiquem esquecidas ou sem registro e garante que o colaborador receba a devolução dentro do prazo adequado.

Por exemplo, uma empresa pode definir que as despesas devem ser solicitadas até o último dia útil do mês e que o pagamento será realizado até o décimo dia do mês seguinte. Então, para garantir maior eficiência, trace o fluxo de aprovação e indique os responsáveis por cada etapa (gestor, diretor, financeiro, RH).

Leia nosso conteúdo completo sobre o tema: Política de Gastos: o que é, benefícios, e dicas para implementar na sua empresa.

A revolução da IA no reembolso de despesas: o futuro da gestão financeira

Captura inteligente de comprovantes: como a IA lê notas fiscais e recibos?

Tecnologias de OCR e machine learning permitem que a IA extraia automaticamente os dados de documentos, eliminando digitação manual.

Aqui na Payfy, por exemplo, os agentes de IA automatizam a gestão de despesas desde o momento do registro. Através de algoritmos avançados e tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), nossa plataforma interpreta e extrai dados de notas fiscais e recibos, independentemente do formato.

Isso significa que, após configurada de forma alinhada com a política interna da sua empresa, o colaborador apenas fotografa o comprovante e a IA executa todo o trabalho de classificação e registro, eliminando a entrada manual de dados, erros de digitação e alertando instantaneamente em caso de compras irregulares. 

Assim, a IA é capaz de discernir padrões de gasto, identificar oportunidades de economia e detectar comportamentos atípicos, assegurando a validade do seu comprovante de despesa.

Auditoria e compliance automatizados: o fim das fraudes e erros manuais

A aplicação da IA na gestão de despesas transcende a mera captura. Ela atua na auditoria e no compliance de forma proativa uma vez que os algoritmos analisam transações em tempo real, realizando cruzamentos de dados de maneira inteligente e automatizando aprovações em conformidade com as políticas internas da empresa.

Isso atenua o risco de fraudes com cartões corporativos, detecta desvios e sinaliza automaticamente qualquer conduta suspeita para investigação, garantindo que a empresa opere sempre dentro da conformidade.

Da conciliação manual ao controle em tempo real com a automação

A conciliação financeira, um dos maiores desafios da gestão de despesas, é transformada pela automação. O controle em tempo real oferece uma perspectiva estratégica e preditiva sobre as finanças, capacitando os gestores à tomada de decisões mais céleres e bem-informadas.

Já com a Payfy, os dados de gastos são automaticamente sincronizados com o software financeiro, dispensando a necessidade de conferências manuais e reduzindo o tempo de fechamento mensal.

Por que a Payfy é a melhor solução para o reembolso de despesas da sua empresa?

A Payfy se posiciona como a solução mais completa e vanguardista para a gestão de despesas pois combina os cartões corporativos inteligentes com um software de gestão financeira robusto e funcionalidades avançadas de IA.

Cartão corporativo + reembolso: a solução completa para os seus gastos

Oferecemos cartões corporativos (físicos e virtuais) que se integram perfeitamente ao nosso software. Isso simplifica a gestão e o controle de despesas, permitindo ajustar limites de gastos, categorizar despesas em tempo real, ajustar limites individuais e muito mais.

Com o cartão corporativo para despesas da Payfy, o controle e a transparência são maximizados, desburocratizando as operações de compra e simplificando a prestação de contas.

Além disso, para gastos específicos que ainda exigem reembolso, nossa plataforma também automatiza todo o processo, desde a solicitação até a conciliação financeira automática.

Experiência do colaborador: autonomia e agilidade no reembolso

Já para os colaboradores, a Payfy representa autonomia e agilidade. Com a captura inteligente de comprovantes via dispositivo móvel, a categorização instantânea das despesas e o acompanhamento do status do reembolso, o processo se torna transparente, rápido e intuitivo. 

Isso eleva significativamente a satisfação do colaborador, que não precisa se preocupar com volumes de papel ou prazos de reembolso prolongados, assim como para o time financeiro que faz essa gestão com muito mais eficiência e eficácia.

Controle total para o financeiro: relatórios e dados em tempo real

Além da facilidade de gestão, para o departamento financeiro, a Payfy proporciona controle irrestrito. Nossos relatórios abrangentes e customizáveis, em conjunto com a visibilidade de gastos em tempo real, possibilitam análises aprofundadas e tomadas de decisão estratégicas.

A integração com outros ERPs via API assegura que todas as informações financeiras estejam centralizadas, eliminando gargalos e aprimorando a eficiência operacional.

Pronto para erradicar a burocracia do reembolso? Conecte-se com nossos especialistas e descubra como a Payfy automatiza 100% o seu processo de reembolso de despesas.

Até a próxima!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy